Untuk mendapatkan hibah, Pemerintah Daerah harus memenuhi ketentuan yang disyaratkan oleh Kementerian Teknis Pengelola Hibah. Terhadap Pemerintah Daerah yang memenuhi persyaratan tersebut, akan dilakukan seleksi. Berdasarkan hasil seleksi, Kementerian Teknis mengajukan usulan kepada Menteri Keuangan terkait besaran hibah dan daftar penerima hibah. Menteri Keuangan berdasarkan usulan yang dimaksud, menerbitkan Surat Penetapan Pemberian Hibah (SPPH).
Untuk selanjutnya akan dilakukan penandatanganan Perjanjian Hibah Daerah (PHD) antara Menteri Keuangan c.q Direktur Jenderal Perimbangan Keuangan dengan Kepala Daerah atau Pejabat yang ditunjuk.
Penyaluran Dana Hibah dilakukan melalui mekanisme pemindahbukuan dari RKUN ke RKUD, dengan didasarkan pada permintaan dari Kepala Daerah setelah kegiatan hibah yang dilaksanakan mendapat verifikasi teknis dari Kementerian/Lembaga selaku Executing Agency.